Newsletter

Folgende Begriffe werden im Zusammenhang mit dem Newsletter verwendet:

• Newsletter
  Mit dem Begriff Newsletter beschreiben wir „das große Ganze“, also die Kombination aus einer individuellen Konfiguration sowie den Mailings und den Abonnenten.
• Newsletter-Konfiguration
  Die Grundkonfiguration für einen Newsletter, welche u.a. das Vorgabe-Layout sowie die Daten der Versandadresse und Abonnenten enthält.
• Newsletter-Mailing
  Eine einzelne E-Mail, welche an die Abonnenten eines Newsletters versendet wird.
• Newsletter-OU
  Eine Organisationseinheit (OU) im OpenCms, in der die Abonnenten eines Newsletters als Webbenutzer gespeichert werden.

Diese Funktionen stehen in der Newsletter-App zur Verfügung.

Klicken Sie nach dem Öffnen der Newsletter-App auf eine Newsletter-Konfiguration, erscheint die Liste der Mailings, die an diese Konfiguration gesendet werden sollen bzw. gesendet wurden.

Über das Kontext-Menü am Mailing können Sie:

• Die Inhalte des Mailings bearbeiten.
• Die Meta-Informationen des Mailings bearbeiten.
• Das Mailing kopieren.
• Das Mailing versenden.
• Einen Test-Versand für das Mailing durchführen.

Zusätzlich stehen Ihnen im Kontext-Menü auch noch weitere, aus dem Explorer bekannte Optionen zur Verfügung. Diese werden aber für den Newsletter in der Regel nicht benötigt.

Über die Toolbar-Option „Mailing anlegen“ (Zauberstab) können Sie neue Mailings erstellen.

Alternativ ist es möglich, über das „Newsletter Archiv“, also die Liste der bereits versendeten Newsletter-Mailings, ein neues Mailing zu erstellen. Verwenden Sie hier die Standard-Funktionen an den Elementen in der Liste, also das „Plus“, um ein neues Mailing anzulegen oder ein bestehendes zu kopieren.

Das Versenden des Newsletters kann auch direkt aus dem Inhalte bearbeiten Modus erfolgen. Hier kann das fertige Newsletter-Mailing mit dem Button Versenden an alle Abonnenten versendet werden. Alternativ können Sie mit dem Button Test-Versand das Mailing testweise an eine ausgesuchte E-Mail Adresse schicken.

In der Newsletter-App können:

• Abonnenten entfernt werden
• Einzelne Abonnenten hinzugefügt werden
• Listen von Abonnenten importiert werden
  • aus einer „.txt"- oder „.csv"-Datei die exakt eine E-Mail-Adresse pro Zeile enthält
  • aus einer von Westernacher/IsiWeb exportierten „.xlsx"-Datei mit Newsletter-Abonnenten

Alle hinzugefügten Abonnenten sind DIREKT aktiviert. Es werden immer nur E-Mail-Adressen und keine weiteren Daten des Abonnenten gespeichert.

Um einen neuen Newsletter per App zu anzulegen und zu konfigurieren, öffnen Sie die Newsletter-App in der Site, wo der neue Newsletter erstellt werden soll:

• Wählen Sie die Toolbar-Option „Newsletter-Konfiguration anlegen“ (Zauberstab)
• Es öffnet sich ein Dialog, in dem Sie den „Pfad“ (Verzeichnis) auswählen, unter dem Ihr Newsletter in die Site eingebunden werden soll. Passen Sie ggf. weitere Optionen an, bestätigen Sie mit „OK“, lesen den nun angezeigten Report und klicken „Weiter“.
• Bearbeiten und speichern Sie die Newsletter-Konfiguration: Tragen Sie speziell Titel und Beschreibung ein und füllen Sie die Felder im Reiter „E-Mail-Einstellungen“ aus.

Es sind nun ggf. noch Nachbearbeitungen und Tests notwendig:

• Haben Sie Seiten anlegen lassen, öffnen Sie die Seite „Newsletter“ (unterhalb des von Ihnen gewählten Pfades für das Anlegen der Newsletter-Konfiguration), testen Sie die Links auf der Seite und passen Sie die Seite nach Ihren Wünschen an. Die Seite sollte enthalten:
  • Eine Liste „Newsletter-Archiv“, die alle Mailings für den Newsletter auflistet (und seitlich Filter-Optionen bietet).
  • Die angelegte Newsletter-Konfiguration (einmal zur Darstellung von Überschrift und Beschreibung, einmal um zur Abonnenten-Verwaltung zu gelangen).
  • Einen Inhalts-Abschnitt mit einem Link zur Anmeldung.
  • Ggf. einen überflüssigen leeren Container, der entfernt werden sollte.
• Testen Sie die Detail-Seite für die Newsletter-Konfiguration, indem Sie die Newsletter-Konfiguration anzeigen. Bekommen Sie eine Fehlermeldung, ist die Detail-Seite nicht konfiguriert. Sehen Sie auf der Seite kein Anmelde-Formular für den Newsletter, bearbeiten Sie die Seite so, dass ein Container als „Detail-Container“ ausgezeichnet ist.
• Legen Sie ein Mailing für den Newsletter an (am besten über die App) und testen Sie ob die Bearbeitungs-Vorschau funktioniert (Sie gelangen durch Klick auf das Mailing in der Newsletter-App zur dieser Ansicht). Falls nicht, ist entweder keine Detail-Seite für Newsletter-Mailings konfiguriert oder die Template-Eigenschaft an dieser Seite ist falsch gesetzt (siehe „Manuelle Konfiguration Schritt für Schritt“).
• Bevor Sie Newsletter versenden können, müssen Sie die neu angelegten Ressource veröffentlichen und die Seiten müssen uneingeschränkt in der veröffentlichten Version aufgerufen werden können.

Hinweis: Um einen Newsletter für Ihre Site zur konfigurieren müssen Sie Administrator einer Organisationseinheit sein, da die Konfiguration das Erstellen einer Unter-Organisationseinheit für die Abonnenten umfasst.

Hinweis: Der Newsletter kann auch manuell konfiguriert werden. Details dazu erfahren Sie in der PDF-Anleitung.

Die Berechtigungen zum Verwalten der Abonnenten sind standardmäßig wie folgt konfiguriert:

• Abonnenten enfernen: Alle OpenCms-Nutzer, die Newsletter an die Konfiguration versenden dürfen.
• Abonnenten hinzufügen/importieren: Alle OpenCms-Nutzer, die in der Haupt-Organisationseinheit die Rolle „Accountmanager“ haben.

Gemäß dem Bedarf der jeweiligen Mercury-Installation können die Berechtigungen wie folgt modifiziert werden:

Option 1: Alle OpenCms-Nutzer, die in der Newsletter-Organisationseinheit (wo die Abonnenten verwaltet werden) oder einer darüberliegenden Organisationseinheit die Rolle „Accountmanager“ haben, dürfen Abonnenten hinzufügen/importieren.

Option 2: Alle OpenCms-Nutzer, die versenden dürfen, dürfen auch Abonnenten hinzufügen/importieren.

Es kann sein, dass OpenCms neu gestartet werden muss - z.B. für ein Update. Zu diesem Zeitpunkt kann sich ein Mailing gerade im Versand befinden, es können weitere Mailings auf den Versand warten und es kann der Zeitversand für weitere Mailings aktiviert sein.

OpenCms wird, falls normal heruntergefahren, den aktuell laufenden Versandvorgang noch abschließen. Weitere wartende Versandaktionen werden vor dem Herunterfahren nicht mehr ausgeführt.

Wird OpenCms wieder hochgefahren, werden die nicht ausgeführten Versandaktionen nachgeholt. Vormerkungen für den Zeitversand werden wieder hergestellt und jeder Zeitversand, der während der Down-Time angedacht war, wird direkt nachgeholt.

Für den sehr seltenen Fall, dass OpenCms nicht normal beendet werden kann, ist es möglich, dass ein Mailing nur an einen Teil der Abonnenten verschickt wird. Diese Möglichkeit wird beim erneuten Starten von OpenCms im Log ausgegeben. Je nach Situation wird der Versand erneut angestoßen oder verworfen.

Hinweis: Weitere Informationen finden sich in der ausführlichen Anleitung.

Im Newsletter werden die Listen nicht automatisch aktualisiert. Stattdessen "merkt" sich der Newsletter, welche Inhalte beim Anlegen des Newsletters in der Liste vorhanden waren, und zeigt dann immer diese an.

Dadurch wird sichergestellt, dass bei erneutem Aufruf der Newsletter-Seite immer dieselben Inhalte in der Liste angezeigt werden. Anderenfalls könnten z.B. neuere Nachrichten angezeigt werden, als die, mit denen der Newsletter tatsächlich versendet wurde.

Bei der Bearbeitung des Newsletters werden die Inhalte einer Liste in den folgenden Fällen aktualisiert:

• Wenn die Konfiguration der Liste selbst im Editor bearbeitet wird.
• Wenn die Anzahl der Elemente in der Liste über die Element-Einstellungen der Liste verändert wird.

Zusätzlich wird oben rechts neben der Liste ein blauer Button "Liste aktualisieren" angezeigt. Durch Drücken dieses Buttons können Sie die angezeigten Inhalte jederzeit manuell aktualisieren, z.B. vor dem endgültigen Versenden des Newsletters.